Una reunión de Kick Off es una reunión que se celebra al inicio de un proyecto para comunicar a todos los involucrados información clave sobre el proyecto para alinear los esfuerzos del equipo en una misma dirección.
¿Por qué es importante una reunión de Kick Off?
Una reunión de Kick Off es importante por las siguientes razones:
- – Comunicación: esta es una oportunidad para comunicar los objetivos, el alcance, el cronograma y el presupuesto del proyecto a todos los interesados. Esto ayuda a garantizar que todos estén en la misma página y que tengan una comprensión clara de lo que se espera de ellos.
- – Involucramiento: la reunión de Kick Off es una oportunidad para involucrar a todos los interesados en el proyecto. Esto ayuda a crear un sentido de compromiso y responsabilidad entre todos los participantes.
- – Motivación: nos permite tener un espacio para motivar al equipo del proyecto y al resto de los interesados, lo que ayuda a crear un impulso positivo para el proyecto.
¿Qué se debe hacer en una reunión de Kick Off?
En una reunión de Kick Off, se deben discutir al menos los siguientes temas:
- – Objetivos del proyecto: los objetivos deben ser claros y concisos. Deben estar formulados de forma SMART (aquí te dejamos un link con más detalle sobre esta metodología).
- – Alcance del proyecto: el alcance debe definir lo que se incluye y lo que no se incluye en el proyecto.
- – Cronograma del proyecto: el cronograma debe definir las fechas de inicio y finalización de las principales actividades o hitos del proyecto.
- – Presupuesto del proyecto: el presupuesto debe definir los costes estimados de las principales actividades del proyecto.
Además de estos temas, es importante dejar tiempo para preguntas y comentarios de los asistentes a la reunión. Evita que sea un monólogo y trata de inyectar entusiasmo y energía por el proyecto que van a comenzar.
¿Qué se debe evitar en una reunión de Kick Off?
En una reunión de Kick Off, se deben evitar los siguientes errores:
- – No tener una agenda clara: es importante tener una agenda clara para la reunión de Kick Off. Esto ayudará a garantizar que se cubran todos los temas importantes.
- – No involucrar a todos los interesados: doble chequea la agenda y pregunta en las diferentes áreas si alguien más debería ser incluido, el olvidar a alguien en esta reunión puede limitar sus deseos de participar en el proyecto.
- – No dejar tiempo para preguntas: los asistentes a la reunión de Kick Off deben tener la oportunidad de hacer preguntas y de dar comentarios.
¿Cómo organizar una reunión de Kick Off exitosa?
Para organizar una reunión de Kick Off exitosa, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Invitar a los participantes adecuados: los participantes deben ser todos los interesados en el proyecto.
Los involucrados en el proyecto. Los interesados en un proyecto pueden incluir:
- El equipo del proyecto: los que ejecutarán las actividades del proyecto.
- El cliente: en caso de que lo hubiese.
- Los patrocinadores: aquellas personas con poder de decisión, dueños de presupuesto y líderes de la organización.
- Los usuarios finales: los destinatarios del proyecto en caso de que los hubiese.
2. Enviar una invitación con anticipación: la invitación a la reunión de Kick Off debe enviarse con anticipación para que los participantes tengan tiempo de prepararse.
3. Preparar una agenda: la agenda de la reunión de Kick Off debe estar clara y concisa.
4. Reunir los materiales necesarios: los materiales necesarios para la reunión de Kick Off deben estar disponibles antes de la reunión.
5. Realizar una lluvia de ideas: es una buena idea realizar una lluvia de ideas con el equipo del proyecto antes de la reunión de Kick Off para discutir los temas que se deben abordar.
Importante si eres líder y gerente de la organización que:
- – Asistas a la reunión de Kick Off: como líder o gerente de organización, es importante que asistas a la reunión de Kick Off para demostrar tu compromiso con el proyecto.
- – Hagas preguntas: haz preguntas durante la reunión de Kick Off para asegurarte de que comprendes los objetivos, el alcance, el cronograma y el presupuesto del proyecto y mostrar interés.
- – Sé proactivo: si tienes alguna pregunta o comentario después de la reunión de Kick Off, comunícate con el equipo.
Maithé Riera
Directora de Operaciones de WayBetter, Internacionalista, Magister en Comercio Exterior y candidata a MBA. Con más de 12 años de experiencia en cadenas de suministro en organizaciones nacionales y transnacionales.
