Lo Básico que Debes Saber para Gestionar un Proceso de Importación en Venezuela

En Venezuela gran parte de los productos y materiales que consumimos como usuarios finales o que utilizamos en nuestro proceso productivo es importado, muchas veces, el terreno de la importación nos resulta desconocido y puede que nos parezca incluso confuso, es por eso que les vamos a dejar en este blog los conceptos básicos que debes tomar en cuenta para poder supervisar un proceso de importación.

1. El proceso de importación comienza desde la elección del proveedor: muchas veces pensamos en la importación cuando ya tenemos el producto pensado, hemos hablado con el proveedor y estamos a dos pasos de la compra, sin embargo, el proceso de importación debe firmar parte integral del desarrollo o elección del proveedor y, aún más allá, debe formar parte del proceso de definición del producto. Algunos elementos que pueden impactar nuestra importación y que están relacionados con el proveedor son:
   
   1. Origen del proveedor: cuál será el origen de la importación va a determinar en algunos casos los aranceles aplicables e incluso podría haber restricciones con un destino en específico. Durante el COVID-19 ciertas zonas de Asia tenían restringido el comercio y, en caso de ruptura de relaciones comerciales o cierre de fronteras, este elemento puede jugar un papel fundamental.
   2. Capacidad del proveedor: mi posible proveedor puede tener un producto ganador, sin embargo, puede que no haya exportado nunca. Al igual que en Venezuela, la estructura de exportación, los procesos y la documentación necesaria para hacerlo debe desarrollarse y es un proceso que podría tomar tiempo.
   3. Costos de traslado: muy atado al origen del proveedor, los costos pueden variar dramáticamente en base a la localización geográfica desde donde se realiza el embarque.

2. La elección del agente de aduana es crítica: el agente de aduana es la empresa encargada de realizar las gestiones pertinentes ante la aduana en tu nombre. Es vital escoger un agente de aduana de confianza, de preferencia bien referido. Lamentablemente el mundo aduanero (en todos los países del mundo) se presta para irregularidades que, en muchos casos, podemos evitar escogiendo un agente de aduana que se apegue a nuestros principios, tenga experiencia y se maneje en el ámbito de lo legal. Las malas prácticas de un agente de aduana por lo general permean a todos sus clientes y podrían afectar la carga de un cliente que no ha faltado a la ley por otro que sí lo ha hecho.

3. Haz el barrido de todas las regulaciones aplicables a tu producto antes de realizar la compra: es de vital importancia que te asesores, que busques apoyo legal para mapear con seguridad todas las aristas legales que podrían impactar tu importación y la comercialización de los bienes que pretendes traer; este barrido debe incluir, pero no limitarse a:

1. 1. Clasificación arancelaria: es la columna vertebral de la regulación legal aplicable para la importación. El código arancelario nos va a indicar no sólo el monto a pagar (ad Valorem o no) impuestos que debemos pagar, sino también qué permisos de importación, licencias o normas COVENIN debemos respetar y ante qué ente debemos solicitar estos documentos, si fuese aplicable. Si es la primera vez que importas este producto o si es la primera vez que este proveedor exporta a Venezuela, es importante que le dediques tiempo y recursos a la definición de la clasificación arancelaria, puedes pedir el apoyo de profesionales para este fin e incluso solicitar una clasificación en el SENIAT para que emita un oficio que te apoye con la definición del código arancelario. Aquí te dejamos la última versión del código arancelario.  
   2. Regulaciones de transporte y empaque: en ocasiones por la naturaleza del producto o material, por su peligrosidad o la posibilidad de que contamine o resulte contaminado, estaremos sujetos a restricciones de almacenaje, de traslado o de cantidades a importar o envasar, del uso de aerolíneas comerciales o prohibiciones expresas de su uso para el traslado. Estas regulaciones de transporte deben ser analizadas incluso después de nacionalizado el producto para que el mismo pueda circular libremente hasta su lugar de destino.
   3. Regulaciones adicionales: muchas veces pensamos que cumplir con las regulaciones de importación equivalen a cumplir con las regulaciones de comercialización, traslado y/o uso, esto no es así, puede que nuestro producto o material sea sujeto de otras regulaciones que, así hayamos pagado y cumplido a cabalidad con el proceso de importación nos impida hacer uso de este.

4. Revisar todos los documentos que recibas del embarque a consciencia y asegúrate de que son coherentes entre sí: en comercio exterior las discrepancias entre documentos generalmente traen retrasos, costos adicionales y sanciones administrativas, así que dedícale recursos a la revisión de los documentos que vayas recibiendo. En ocasiones, son tantos correos relacionados con el embarque que puede que pensemos que es el mismo correo enviado varias veces, te recomendamos que revises todos los correos e incluso la bandeja de correo basura o spam. De todos los documentos que recibimos en un embarque, los más importantes son: 
   1. Factura comercial: valida que la factura comercial que emite el proveedor cumple con los requerimientos para el proceso de nacionalización y que los datos que aparecen en ella sean los correctos. Ejemplo de factura comercial: https://www.ups.com/assets/resources/webcontent/es_AR/Commercial_Invoice_Guide.pdf
   2. Certificado de origen: el certificado de origen no puede tener tachaduras ni enmendaduras y normalmente una vez emitido no puede ser modificado, por ello revisa que la partida arancelaria que aparece en el certificado es la correcta y que sea la que vas a usar para nacionalizar en Venezuela, igualmente el número de la factura. Aquí les dejamos un link con detalles sobre el certificado de origen https://swiss-export-compliance.com/es/blog/que-es-un-certificado-de-origen
   3. Documento de transporte: en Venezuela lo más conveniente es pedir la liberación de los documentos en origen por los retrasos que puedan generarse con el envío de los documentos en original. Importante que el documento de embarque tenga tus datos de importador correctos y que los pesos mencionados en el mismo coincidan con la lista de empaque y con el peso que aparece en la factura (en caso de que lo tenga). Ejemplo de los documentos de transporte. HBL: https://globalnegotiator.com/files/conocimiento-de-embarque-bl.pdf AWB: https://www.icao.int/MID/Documents/2016/ICAO-WCO%20Joint%20WS-Rabat/Ex-AWB.pdf https://super-internationalshipping.com/es/everything-you-need-to-know-about-air-waybill-awb/ Carta de Porte: https://www.novatrans.es/wp-content/uploads/2022/05/carta-de-porte-nacional.pdf

   4. Expediente de nacionalización y declaración unida de aduana: una vez realizado el proceso de nacionalización, es el deber del agente de aduana entregar al importador el expediente completo del embarque en donde se anexen los pagos realizados, especialmente importante el comprobante del pago de los impuestos aduanales y los sellos húmedos especialmente en las actas emitidas y en Declaración Única de Aduana (o DUA), este expediente forma parte del libro de compras de la empresa y, normalmente, es resguardado por el departamento de contabilidad de nuestra empresa. Ejemplo de DUA.

5. Monitoreo constante: el comercio externo nunca duerme. Todos los días, a todas horas puede que suceda un evento o haya un cambio en alguna parte del mundo que afecte tu embarque, las cosas más comunes son:
   1. Condiciones climáticas que pueden afectar la salida o el tránsito del embarque: huracán, incendios, bien sea en la región de origen o incluso en la de tránsito.
   2. Problemas políticos que interrumpan el comercio: ruptura de relaciones comerciales, cierre de fronteras, entre otros.
   3. Cambios en las regulaciones que afectan al producto a importar: cambio del porcentaje de impuesto a pagar (como por ejemplo las modificaciones de las exoneraciones otorgadas por el gobierno que para el momento que se escribe esto están recogidas en el Decreto 5071), entre otros. (clic al decreto de exoneración 5071)  
   4. Otros problemas globales: la pandemia COVID-19, congestión en el Canal de Panamá, bloqueo en el Canal de Suez, etc.    
   5. Seguimiento del progreso del transporte: en caso de que sea aéreo con el número de vuelo y la aerolínea puedes rastrearlo (https://es.flightaware.com/ ) , marítimo que puede ser rastreado con el nombre del buque (https://www.marinetraffic.com/en/ais/home/shipid:125715/zoom:14) o con el número de la guía aérea, el Bill of Landing o el número de contenedor puedes buscar el estatus en la página de la naviera.

Por último, es fundamental disminuir los tiempos y los errores, por lo que el levantamiento de información que nos permita generar indicadores para detectar oportunidades de mejora es parte de lo que debemos hacer cuando importamos. En este link de te dejamos una infografía con las etapas fundamentales del proceso de importación en Venezuela.

En WayBetter podemos apoyarte a que tengas claridad de todas las regulaciones aplicables a tu embarque y acompañarte en tus primeras importaciones, así como generar indicadores y mejorar tus procesos.