Paso a paso de la construcción de las bases de tu sistema de gestión documental

Documentar los procesos de la organización es el comienzo para la estandarización y la mejora continua puesto que permite que nuestra operación crezca de una manera armónica y organizada.

Documentar no es una labor grata para todos los miembros de la organización y, en ocasiones, la operativa del día a día hace que estas tareas sean cuesta arriba, sobre todo si no disponemos de un departamento de organización y método in house que se encargue de liderarlo.

¿Qué podemos hacer entonces como gerentes o directivos de nuestras organizaciones para tener la documentación de los procesos vitales, en caso de que no contemos con un departamento especializado para esto? O ¿Cómo, desde este departamento, podemos comenzar con dicha labor?

Paso 1: Proceso de valor y procesos de apoyo.

Muchas son las tareas, actividades y procesos que ejecutan nuestras organizaciones día a día, sin embargo, no todos necesitan ser documentados. El primer paso para detectar la necesidad y la prioridad en la documentación es elaborar un diagrama de flujo sencillo que nos permita:

• – Identificar los procesos principales de nuestra operación.
• – Diferenciar los procesos de valor de los procesos de apoyo.
• – Entender cuáles son las interrelaciones que se dan en nuestra operación para que se ejecuten los procesos.
• – Entender los inputs o entradas necesarias para que se ejecuten determinados procesos y las salidas o resultados esperados.
• – Identificar los puntos críticos de la operación, los que podrían generar mayor impacto en caso de interrupciones o de no conformidades para poder establecer prioridades.
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Paso 2: Traer a los demás contigo.

No hay manera de que una sola persona logre establecer el sistema de documentación de una compañía por pequeña o simple que esta sea, por ello es vital que alineamos a los líderes en torno a dicha meta; definiendo con su apoyo el equipo responsable y permitiéndoles participar en el establecimiento del calendario y de las fechas en las que empezaremos a entregar resultados a la empresa lograremos que todos contribuyan para el mismo objetivo y que los cambios que se logren sean sustentables en el tiempo.

Paso 3: Haz un kick off.

En empresas pequeñas o en emprendimientos recién establecidos se puede tender a la informalidad, a suponer que todos conocen toda la información y a no establecer canales de comunicación claros; una reunión de lanzamiento o de inicio del proyecto te permitirá asegurar que todos los colaboradores están en la misma página y que los stakeholders que deben estar informados, que tomen decisiones o que participarán activamente entiendan el alcance, las fechas y lo esperado de cada uno de ellos. En esta reunión es importante que establezcas también mecanismos de comunicación, cuál será el medio y la frecuencia en la que informarás de los avances. En esta entrada de nuestro blog te contamos algunos musts de las reuniones de kick off. 

Paso 4:  Diseña las bases del sistema de gestión documental.

El sistema de gestión documental es el marco dentro del cual se van a crear, almacenar, distribuir y desincorporar documentos dentro de la organización. Un sistema sencillo debe tener los siguientes elementos:

• – Líder del sistema de gestión documental: la persona que centralice los documentos modificables, que atienda las solicitudes de modificación o creación de documentos y que se encargará de la revisión de la forma de los documentos generados.
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• – Procesos o workflow de creación y modificación de documentos: establecimiento de los pasos necesarios para modificar o crear documentos, incluyendo a los responsables de cada uno de los pasos.
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• – Procedimiento para la creación de documentos: documento que establece las reglas para la creación de documentos; desde los tipos de documentos, tamaño de letra, hoja, codificación, tipo de redacción, entre otros.
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• – Formato de solicitud de creación y modificación de documentos: formato en donde se deja el registro o evidencia de la necesidad de la creación del documento, la aprobación de esta solicitud y el objetivo del documento a crear o modificar.
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• – Formatos para el registro de los documentos creados y su control: su forma más básica es un documento en el cual se listan los documentos generados dentro del sistema, incluye detalles como fecha de aprobación, área, titulo y código; puede incluir otros elementos de control.
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Paso 5: Ejecución

En función a los procesos de valor y a las prioridades identificadas en el paso 1, establece un plan para el levantamiento de la información. En esta fase debes incluir el entrenamiento de los usuarios, de los aprobadores y de los líderes de área para que, de manera práctica, entiendan cómo se ejecutará el proyecto de ahora en adelante. Durante esta fase el seguimiento del líder del sistema es fundamental para disminuir los cuellos de botella y generar la tracción necesaria para cumplir los objetivos.

La documentación de los procesos de la organización es una labor constante y que, para asegurar su vigencia, debe ser cascadeada frecuentemente y se deben establecer procesos de actualización. Nuestra recomendación es que realices jornadas anuales de actualización masivas para asegurar que todas las áreas revisen sus documentos y los actualicen en caso de ser necesario.

En WayBetter podemos apoyarte en la documentación, en el establecimiento de tu sistema de gestión documental de acuerdo con los parámetros establecidos en la norma ISO 9000 para acelerar los procesos de documentación y estandarización.

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