A pesar de que las herramientas colaborativas y de mensajería instantánea son cada día más la tendencia en las comunicaciones corporativas; los correos electrónicos siguen siendo un medio de comunicación importante para la transmisión de información interna y externa.
En esta ocasión te dejamos nuestro top 5 de lo que no debes hacer en tus correos para que tu mensaje llegue de la mejor manera.
1. Usar lenguaje acartonado: el correo electrónico suplantó al correo tradicional y es por eso por lo que algunas de las etiquetas usadas migraron a este formato en sus inicios, sin embargo, actualmente se encuentran en desuso. La tendencia hoy en día es escribir correos de manera natural, como si estuvieras conversando con la persona, pero sin divagar (en caso de que lo hagas); manteniendo la cortesía y ponderando la brevedad con mayor peso. Incluso se puede prescindir del saludo y de la despedida si el correo es la continuación de una conversación.
2. Extenderte de más: un correo con una extensión de una página tamaño carta es excesivamente largo. Puede haber excepciones como las minutas que siguen a una reunión, aunque por regla general el correo debe ser breve; si el mensaje no puede resumirse en una extensión razonable tal vez deberías considerar agendar una llamada con los involucrados.
3. Responder a todos: sigue siendo tendencia el evitar contestar a todos y el curar cuidadosamente la lista de distribución de tus correos. El tener un correo en la bandeja de entrada es tiempo invertido para el que lo escribió y para aquellos que lo reciben y deberán leerlo, de allí que los expertos en productividad recomiendan disminuir la cantidad de correos electrónicos enviados y comprometer al equipo a enviar sólo los necesarios para aminorar los recibidos; de esta manera se prioriza que los integrantes puedan enfocarse en aquellas cosas realmente importantes. Cuando agregues a los destinatarios del correo pregúntate, quién debe hacer algo con esta información, quién debe estar informado o de quién necesitas aprobación y no respondas un correo con un “gracias”, considera usar el WhatsApp, los mensajes en el Teams o en Slack para eso.
4. Adjuntos: los adjuntos están cada vez más pasados de moda, sobre todo si son archivos en los que quieres que otros trabajen o que hagan un aporte. En vez de adjuntar el archivo en el correo agrega el link del lugar de almacenamiento compartido en donde lo vayas a guardar y en donde los miembros del equipo pueden trabajar en tiempo real de manera conjunta para evitar las múltiples versiones de un mismo documento o que se genere retrabajo por estar usando una versión obsoleta. Si el archivo que quieres compartir es de consulta, también puedes compartir el link en donde está guardado para futuras revisiones.
5. Horas de envío de correos y tiempos para contestar: ha agarrado cada vez más fuerza la inclinación a no enviar correos en horas no laborales, sobre todo debido a la necesidad de establecer límites que surgió a partir del trabajo remoto durante el COVID-19 y al deseo de las compañías de fomentar un ambiente de trabajo armónico. Los envíos programados pueden ser un gran aliado para ti si eres de los que trabaja a altas horas de la noche o muy temprano en la mañana. De cualquier manera, espera las respuestas a tus correos después de las 24 horas de enviado (en horario laboral), si la respuesta la necesitas inmediatamente considera usar otro medio de comunicación más expedito como una llamada o un mensaje de WhatsApp.
Si quieres saber más sobre este tema visita nuestra entrada sobre esas cosas que si debes hacer cuando te comuniques por correo electrónico.
Maithé Riera
Directora de Operaciones de WayBetter, Internacionalista, Magister en Comercio Exterior y candidata a MBA. Con más de 12 años de experiencia en cadenas de suministro en organizaciones nacionales y transnacionales.
