Tips para gerenciar los servicios de los gestores o proveedores de servicios de permisología.

Con mucha frecuencia, en Venezuela y en el resto del mundo, las empresas se ven obligadas a contratar los servicios de terceros para realizar trámites ante los entes gubernamentales para la obtención de un permiso, un registro o el cumplimiento de algún requerimiento legalmente establecido.

Si bien es entendible que las empresas y los emprendedores prefieran concentrar sus esfuerzos en las actividades que son parte de su razón de ser (venta y fabricación de sus productos o servicios) en vez de dedicar recursos a actividades de soporte y que, en la mayoría de los casos desconocen; hay que tomar en cuenta que la contratación de ese tercero para que “se ocupe” no exime a la compañía de las obligaciones que por ley pudiera acarrear algún incumplimiento.

La terciarización de parte de las actividades de las compañías tiene sus ventajas y desventajas (lo cual trataremos próximamente en otra entrada) y, para nosotros, la mayoría de las veces la balanza se inclina hacia los beneficios; sin embargo, puertas adentro la compañía tiene que controlar y gerenciar estos servicios.

Aquí te dejamos nuestro top 6 de aquellas acciones que puedes tomar para tener óptimos resultados con tu proveedor de servicios de permisología:

1. Investiga: los gestores buscan maximizar sus beneficios y eso, en principio, no está mal, sin embargo, nosotros (como dueños de empresas o empleados) debemos también buscar la mejor opción para maximizar nuestros recursos. Antes de contratar a un gestor te recomendamos tener nociones básicas del trámite que vas a realizar y solicitar más de una cotización. Si el gestor nota que tienes conocimientos sobre el trámite y que además no es tu única opción para contratar el servicio, es muy probable que consigas una mejor cotización.
2. Aclara las expectativas: es importante especificar qué, cuándo y cómo esperamos recibir del servicio y cuál será su contraprestación. Si bien los tiempos en los entes gubernamentales son variables, tenemos que acordar con nuestro gestor una oferta o cotización de servicios que incluya expresamente el entregable esperado y los tiempos estimados para su obtención y que, en caso de dilación, dé espacio para que seamos notificados oportunamente de los inconvenientes.
3. Seguimiento: establecer mecanismos y tiempos para recibir novedades de tu trámite. Haz que tu proveedor de servicios trabaje para ti y te lo demuestre. Si tiene que ir al organismo presencialmente, pídele que te informe las fechas en las que estima ir y el resultado de la gestión, si tiene que entregar documentos de la empresa por correo pídele que te reenvíe los correos, y si lo tiene que hacer presencialmente pide un acuse de recibido firmado y sellado por el funcionario. Esto podría apoyarte en caso de inspecciones de funcionarios para demostrar que está en curso un trámite.
4. Designa un responsable: alguien dentro de tu organización tiene que ser el “doliente” de cada proveedor y, en especial, de los gestores. Es esta persona la que tiene que velar porque el servicio sea facturado al costo aprobado, que las facturas lleguen debidamente a administración y que el servicio se preste en la forma y en la calidad ofrecida. Igualmente, tratándose de trámites gubernamentales, esta persona es la garante de que los documentos obtenidos sean debidamente almacenados, distribuidos y que su renovación se gestione a tiempo.
5. Transferencia de información: en ocasiones el proveedor de este tipo de servicios llega a conocer detalles de nuestra organización que son sensibles; desde procedimientos y estrategias que detallan el know-how que hace único a tu negocio, hasta fotografías, planos, finanzas y composición accionarial; es importante que en función a la información que se vaya a manejar le pidas a tu proveedor que firme un acuerdo de confidencialidad (o NDA Non Disclousure Agreement). Esto no sólo te protegerá, sino que además le permitirá entender que tu información debe ser manejada con cuidado. Adicional, te recomendamos que cuando el servicio incluya un registro en algún ente gubernamental, le pidas al gestor que comparta contigo los usuarios y claves de acceso y que, de ser posible, el correo electrónico registrado en la plataforma sea el tuyo; lo que evitará que te demores recuperando la información en caso de que el gestor no vaya a trabajar más contigo.
6. Valida la información: las acciones del gestor ante el ente gubernamental pueden ahorrarte problemas o sumarte obstáculos, por eso es imprescindible que des la conformidad de los documentos o de la información antes de que sea entregada. Tú eres el que más conoce de tus productos y servicios y muchas veces la interpretación que un tercero hace de nuestros procesos o productos nos trae consecuencias no deseadas ante los entes gubernamentales. Pide que te envíen las planillas antes de entregarlas, lee detalladamente lo que firmas y pregunta si algo te genera dudas. Esto puede evitar que incurras en costos adicionales y en demoras.

En WayBetter ofrecemos servicios relacionados con la permisología de la industria alimentaria, gestión del talento, seguridad y medio ambiente, importaciones y otros; si estás buscando una opción para tercerizar alguno de estos servicios seguramente podamos apoyarte. Enlace a todas las fichas de servicio de las áreas mencionadas.

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