Documentos Clave en el Proceso de Compra Internacional y Nacionalización en Venezuela -Parte 1

El comercio internacional es una actividad estratégica para muchas empresas venezolanas, pero también implica una serie de pasos administrativos y legales que deben cumplirse rigurosamente. Uno de los aspectos más importantes es la documentación que se genera y gestiona desde la compra hasta la nacionalización de la mercancía.

A continuación, te explicamos los principales documentos que intervienen en cada etapa del proceso:

1. Documentos en el Proceso de Compra Internacional

Estos documentos se generan desde el momento en que se realiza la negociación con el proveedor extranjero:

• – Proforma Invoice (Factura Proforma)
  Documento preliminar emitido por el proveedor con los detalles de la mercancía, precios, condiciones de pago y entrega. Es importante que en este documento velemos porque la forma es adecuada desde el punto de vista legal venezolano.
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• – Orden de Compra Internacional (opcional pero recomendable)
  Documento emitido por el comprador para formalizar la intención de compra.
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• – Contrato de Compra-Venta Internacional (opcional pero recomendable)
  Establece las condiciones legales entre las partes.
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• – Comprobante de Pago o Transferencia Bancaria
  Justifica el pago anticipado o parcial al proveedor, que, en el caso venezolano, es una práctica común por el riesgo país.
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2. Documentos de Embarque y Transporte

Una vez que la mercancía es despachada desde el país de origen, se generan los siguientes documentos:

• – Bill of Lading (BL) o Air Waybill (AWB)
  Documento de transporte marítimo o aéreo que acredita el envío de la mercancía. En este link te dejamos un ejemplo de cada uno de estos documentos y la diferencia entre el House Bill of Lading y el Master Bill of Lading.
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• – Packing List (Lista de Empaque)
  Detalla el contenido, peso y volumen de cada bulto. No tiene un requerimiento legal especifico, pero es de gran utilidad para el despacho y las actividades logísticas relacionadas. En este link te dejamos un ejemplo.
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• – Commercial Invoice (Factura Comercial)
  Documento oficial que respalda el valor de la mercancía para efectos aduaneros. La factura debe cumplir con los requerimientos legales venezolanos. En este link te dejamos un ejemplo vigente a la fecha.
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• – Certificado de Origen (si aplica)
  Acredita el país de fabricación de la mercancía, necesario para aplicar tratados preferenciales en caso de que existan. 
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• – Certificado de tratamiento de las paletas: En caso de que la carga esté empaletada será necesario acreditar que ha pasado por un tratamiento térmico o químico contra termitas y polillas.
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• – Certificados varios.
  Requeridos en función al régimen legal del material o producto.
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3. Documentos para la Nacionalización en Venezuela

Al llegar la mercancía al país, se deben presentar los siguientes documentos ante la aduana:

• – Declaración Única de Aduanas (DUA)
  En Venezuela, la Declaración Única de Aduanas (DUA) —también conocida como Documento Único Aduanero— es un instrumento fundamental en el comercio internacional. Su función principal es declarar formalmente ante la aduana la entrada, salida o tránsito de mercancías, ya sea por importación, exportación o tránsito aduanero. En este link verás un ejemplo.
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• – Registro de Nacionalización y demás documentos generados en el sistema SIDUNEA:
  Documento que acredita que la mercancía ha sido legalmente nacionalizada.
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• – Constancia de Registro Sanitario o Permisos del SENIAT, INSAI, SENCAMER, etc.
  Dependiendo del tipo de producto y el régimen legal aplicable, se requieren permisos adicionales.
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• – Certificado de Inspección Previa (si aplica)
  En algunos casos, se exige una inspección en origen.
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• – Comprobante de Pago de Tributos Aduaneros
  Incluye aranceles, IVA y otras tasas aplicables. 
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 Recomendaciones Finales

• – Mantén todos los documentos organizados digitalmente.
• – Revísalos en seguida se generen, si hay que hacer correcciones puede que sea posible hacerlas en determinado lapso.
• – Verifica que los datos coincidan entre todos los documentos que forman parte del expediente y que la información solicitada en aduana y cada parte del proceso es coherente.
• – Consulta con tu agente aduanal sobre requisitos específicos según el tipo de mercancía o asesórate debidamente para conocer con tiempo los requerimientos que puedan ser solicitados y no generar costes adicionales o cuellos de botella en el proceso.
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Entrega los documentos con instrucciones claras y precisas, te dejamos aquí un link con un formato útil para darle estas instrucciones a tu agente de aduana.