Cómo Clasificar la Información en una Organización Según el Acceso

La clasificación de la información es un pilar fundamental en la gestión empresarial, el clasificar la información nos permite estructurar los niveles de protección adecuados para su uso. Especialmente en entornos donde la protección de datos y la seguridad son críticas. Las normas internacionales como ISO/IEC 27001:2022 (Gestión de Seguridad de la Información) y ISO 15489 (Gestión Documental) establecen lineamientos para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Formas de Clasificación Según el Acceso

1. Información Pública

• Definición: Datos que pueden ser divulgados sin riesgo para la organización.
• Ejemplos: Comunicados de prensa, información publicada en redes sociales, catálogos de productos.
• Recomendación: Mantener actualizada y verificar que no contenga datos internos sensibles.
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2. Información Interna

• Definición: Uso exclusivo dentro de la organización, sin impacto crítico si se divulga.
• Ejemplos: Manuales de procedimientos, políticas internas, calendarios de actividades.
• Recomendación: Controlar acceso mediante credenciales corporativas y evitar compartir en canales externos.
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3. Información Confidencial

• Definición: Datos cuya divulgación puede afectar la operación o competitividad.
• Ejemplos: Estrategias comerciales, reportes financieros, contratos con proveedores.
• Recomendación: Uso de cifrado, control de permisos por rol, y acuerdos de confidencialidad (NDAs).
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4. Información Restringida o Secreta

• Definición: Información crítica cuya exposición puede generar daños graves.
• Ejemplos: Datos de clientes, información personal de empleados, claves de acceso a sistemas.
• Recomendación: Autenticación multifactorial, almacenamiento seguro, monitoreo de accesos y auditorías periódicas.
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Normas y Estándares Internacionales

• ISO/IEC 27001: Define requisitos para un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
• ISO 27701: Extiende la 27001 para privacidad y protección de datos personales.
• NIST SP 800-53: Marco de seguridad para sistemas de información en entornos críticos.
• ISO 15489: norma internacional para la gestión de documentos de archivo (registros).
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Buenas Prácticas para Manejo y Protección

1. Clasificación clara y visible: Etiquetas como “Público”, “Interno”, “Confidencial”, “Restringido”.
2. Políticas de acceso basadas en roles: Solo quien necesita la información debe acceder.
3. Capacitación continua: Sensibilizar al personal sobre riesgos y protocolos.
4. Tecnología de protección: Cifrado, firewalls, sistemas DLP (Data Loss Prevention).
5. Auditorías y revisiones periódicas: Verificar cumplimiento y ajustar controles.

Clasificar la información según el acceso no solo protege a la organización, sino que también asegura la confianza de clientes y socios. Implementar estándares internacionales y buenas prácticas es clave para minimizar riesgos y garantizar la continuidad del negocio y la eficiencia en las operaciones.

Parte de lo que se define cuando creamos el sistema de gestión documental de nuestros clientes en WayBetter son los niveles de accesibilidad de la información generada por la organización, controlando su uso.