En procesos, nos referimos como cuellos de botella a aquellas actividades o fases del trabajo que generan retrasos o que determinan las capacidades máximas de procesamiento y que generan interrupciones en el flujo del proceso.
¿Por qué es importante identificar los cuellos de botella? Porque nos permite planificar con mayor certeza, conocer las limitaciones de nuestras operaciones, dedicar los recursos a aquellas actividades que son pertinentes y generar las expectativas correctas tanto a lo interno como a lo externo.
Identificar los cuellos de botella en los procesos de fabricación suele ser un proceso sencillo. Por ejemplo, puedes ver claramente cuando se acumulan los productos en una línea de montaje. En los procesos comerciales o administrativos, sin embargo, puede ser más complejo de detectar.
Hay ciertas señales a las que debes atender para identificar los cuellos de botella, entre las que se incluyen:
- – Inventario ocioso.
- – Niveles altos de vencimiento u obsolescencia.
- – Tiempo de espera prolongados.
- – Personal ocioso.
- – Maquinaria en desuso.
- – Colas o filas de clientes.
- – Reclamos por falta de respuesta.
Sin embargo, reconocer que tienes un cuello de botella no significa necesariamente saber dónde está. Es posible que no comprendas lo que sucede en cada etapa del proceso o que tú mismo seas responsable de este.
La forma más básica de detección de este problema es hacerse con herramientas que faciliten una visión general y amplia de los procesos en tiempo real. Para ello existen dos herramientas que pueden ser particularmente útiles combinadas:
1. Diagramas de flujo.
Los diagramas de flujo son representaciones gráficas simplificadas de un proceso. Levanta con el responsable del proceso los pasos secuenciales del mismo, detallando insumos necesarios, toma de decisiones, tiempos de espera, inputs y outputs.
2. La técnica de los 5 porqués.
Una vez identificados los cuellos de botella mediante el diagrama, utiliza esta técnica para detectar la causa raíz de los mismos.
Se trata de una herramienta de resolución de problemas más profunda. Empieza por describir el problema que quieres abordar. Luego, trabajando hacia atrás, pregúntate por qué está ocurriendo un problema, y así sucesivamente, sigue preguntando lo mismo hasta llegar a la causa raíz.
Una vez usadas estas técnicas deberás pasar a la etapa de elaboración de un plan de acción adecuado para atacar los problemas encontrados, teniendo especial cuidado en que las soluciones implementadas no generen un nuevo cuello de botella en otra etapa del proceso productivo.
En los recursos descargables encontrarás una infografía más detallada sobre diagramas de flujo y la técnica de los 5 porqués.
Yessenia Requena
Ingeniero con amplia experiencia liderando procesos de producción, seguridad y salud industrial. Su conocimiento transversal le permite crear soluciones holísticas que toman en cuenta diferentes áreas del proceso productivo.
