Lo que debes hacer cuando te comunicas a través de correos electrónicos

En una de nuestras entradas anteriores hablamos sobres esas cosas que debes evitar cuando te comunicas a través de correos electrónicos, en esta ocasión queremos mostrarte nuestro top 5 de tendencias para lograr una comunicación más efectiva con tu equipo a través de esta
herramienta:

1. Bullets, viñetas o numeración: cada vez es más sencillo perder la atención del lector a los pocos minutos o segundos, la numeración y viñetas son indispensables para romper con la monotonía del correo y ayudar al lector a ver los aspectos fundamentales de tu mensaje. Toma en cuenta que también es posible que haya destinatarios que más que leer van a  escanear tu correo, por lo que la elección y división clara de estos apartados es fundamental. No exageres en su uso, trata de tener sólo los necesarios.

2. Lenguaje cercano:  en la actualidad las personas se han acostumbrado a comunicarse por medios escritos como lo harían verbalmente, esto apoyado también con el ingreso de la generación Z al mercado de trabajo y la permeabilidad de las tendencias que imperan en las redes sociales. Como comentamos en la entrada anterior, hay que evitar el lenguaje acartonado y sustituirlo por uno más conversacional, las firmas en los correos electrónico son más simples o minimalistas y en algunos casos desaparecen.

3. Mentions o menciones: casi todas las herramientas de administración de correos electrónicos han incluido las menciones en sus funcionabilidades. Estas, tal y como funcionan en las redes sociales, sirven para mencionar a una persona en el cuerpo del correo y, automáticamente la suite de Google o Outlook (por poner los ejemplos más masificados) lo reconoce como una herramienta de búsqueda habilitando incluso una vista especial (similar a las etiquetas o tops) para aquellos mensajes en donde te mencionen. De esta forma la persona sabrá de antemano que hay alguna acción o respuesta requerida de su parte en el correo incluso antes de abrirlo priorizando su lectura y poniendo mayor cuidado en la misma.

4. Emoticonos e imágenes: la intención de cualquier medio de comunicación es transmitir el mensaje, de allí que el uso de recursos gráficos sea permitido y fomentado para darle contexto e incluso un “tono” a la comunicación escrita. Antes estos recursos gráficos eran tildados como informales, hoy en día se les puede encontrar en cualquier comunicación y las herramientas de administración de correos electrónicos las incluyen en sus funcionabilidades.

5. Un buen asunto: el asunto de los correos es imprescindible para indicarle al lector de qué va a tratar el cuerpo de este y para que la herramienta pueda encontrar en un futuro el mensaje usando las palabras adecuadas. El asunto debe ser conciso, claro y no muy largo, de manera que pueda ser visualizado en la bandeja de entrada sin esfuerzo. Toma en cuenta que los caracteres especiales en este caso pueden alterar la búsqueda, así que trata de no usarlos incluidos en las palabras.

¿Tienes algún tip que no haya aparecido acá que consideres deberíamos incluir?

Si quieres ver nuestro resumen de lo que debes y no debes hacer cuando te comuniques mediante el correo electrónico visita nuestra infografía aquí.