En el competitivo mundo empresarial, un proveedor no es solo un vendedor, sino un aliado estratégico que puede impulsar el éxito de tu negocio. La clave está en saber elegirlo y mantener una relación sólida y sostenida en el tiempo.
En la práctica el proceso de ubicar a un proveedor, seleccionar el correcto e incluirlo en el sistema (si es que tienes) hasta hacerlo un proveedor regular se le llama “desarrollo de proveedor” y tiende a ser un proceso demorado.
¿Cómo elegir al proveedor ideal?
Calidad y Fiabilidad:
Busca proveedores con productos o servicios de alta calidad y un historial de entregas puntuales.
Si es posible valida los productos de este proveedor que están en el mercado, pregúntale quiénes son sus clientes y trata de averiguar con ellos sus referencias.
Comunicación y Flexibilidad:
Un buen proveedor debe ser comunicativo, adaptable y capaz de resolver problemas con rapidez.
Evalúa los tiempos de respuesta a tus correos y llamadas cuando aún no es tu proveedor, normalmente, son más rápidos y atentos en las fases iniciales porque quieren ganar la venta. También aprovecha de conocer sus procesos y las excepciones a los mismos. Este aspecto es de vital importancia con los proveedores internacionales a los que no podemos visitar en caso de que no contesten o que no los podemos ubicar.
Valores Compartidos:
Alinea tus valores con los del proveedor para construir una relación a largo plazo basada en la confianza. En un mundo globalizado, es muy difícil desligarse de las opiniones negativas que nuestro proveedor pueda provocar y más aun si estas son fundamentadas. Es importante que, si nuestra compañía está en contra del trabajo infantil, el trato injusto a los agricultores, entre otras causas, busque proveedores que actúen en consonancia para así no mostrar una doble moral.
¿Cómo mantener la relación?
Comunicación Abierta:
Mantén una comunicación constante pero eficiente, establezcamos desde los momentos iniciales de nuestra relación el tono de la comunicación, los canales, los horarios y la forma en la que serán tratados los diferentes aspectos de la relación. Es importante que también tengamos una matriz de comunicación. Para hacer esto la metodología DICE es útil y nos da una visión clara de qué asuntos tratar y con quién y qué podemos esperar de cada uno de los actores. La honestidad también es importante, trata a tu proveedor con la verdad, sobre todo en aquellos temas relacionados con el pago, infórmale como son tus procesos y cuáles pueden ser las demoras. También establece medidas o acciones de mejora en caso de que algún inconveniente surja.
Pagos Puntuales:
Cumple con los plazos de pago para fortalecer la confianza y, tal y como lo explicamos en el punto anterior, infórmale a tiempo en caso de inconvenientes.
Colaboración:
Trabaja en conjunto para encontrar soluciones y mejorar procesos, haz de tu proveedor un miembro más de tu equipo, al conocer otra parte de tu industria, el proveedor puede apoyarte trayendo a la mesa otras soluciones. De las colaboraciones con proveedores pueden surgir nuevos productos, formulaciones interesantes de los que ya produces y ahorros significativos.
Es importante que nos protejamos también de la información que se comparte con el proveedor, para ello te recomendamos que, en caso de que el proveedor termine involucrado en tus proyectos de innovación o que tengas que darle información sensible de la compañía para que preste el servicio, hagas que firme un acuerdo de confidencialidad, te dejamos un modelo en este LINK.
¿Cómo un mal proveedor perjudica tu negocio?
Son muchas las formas en las que un proveedor malo puede impactar nuestro negocio, entre ellas:
Interrupciones en la Cadena de Suministro:
Retrasos o falta de materiales pueden detener la producción, esto puede tener impacto en las ventas, en la productividad de tu operación y también ocasionar perdidas por vencimiento de los otros materiales relacionados con la producción que justamente se iba a llevar a cabo con el insumo faltante.
Pérdida de Clientes:
La mala calidad de los productos o servicios del proveedor puede dañar tu reputación con tus clientes y consumidores. Para el cliente final es muy difícil separar hasta que punto eres o no responsable del defecto de un insumo que contiene tu producto o de un servicio al que accede a través de ti. La reputación es uno de los activos intangibles más relevantes de las marcas hoy en día, es por eso que las grandes empresas y las marcas más valoradas estudian cuidadosamente a sus proveedores y aliados.
Aumento de Costos:
Problemas con el proveedor pueden generar costos adicionales por retrasos, devoluciones o reemplazos. También los retrabajo o por la logística adicional que tendrás que activar para minimizar el impacto, también puede afectar tu clima organizacional, si por un proveedor la producción tiene que hacerse durante un periodo vacacional o el defecto del producto del proveedor tuvo incidencias en la salud de tu personal.
En definitiva, un proveedor adecuado es un socio más que puede impulsar el crecimiento y la eficiencia de tu negocio o sepultarlo en una red de escándalos u decepciones para los consumidores. En este LINK encontrarás un check list que te ayudará a asegurarte de que cubres estos y otros aspectos cuando estés desarrollando un proveedor y en este otro link te dejamos una plantilla para la evaluación de proveedores.
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