Definitivamente, los medios digitales pueden ser herramientas poderosas cuando se utilizan correctamente; facilitan la comunicación, el acceso a la información y la colaboración en tiempo real. Sin embargo, el uso inadecuado o desmedido puede ser una espada de doble filo y llevar a distracciones, disminución de la productividad y problemas de seguridad.
Aquí exploraremos cómo las organizaciones pueden implementar políticas efectivas de uso de dispositivos, adaptadas a diferentes tipos de trabajo.
Políticas de uso de dispositivos por tipo de trabajo recomendadas:
- Trabajos de Oficina
Objetivo: promover un uso inteligente y productivo
- Política: fomentar el uso de herramientas digitales para la colaboración y la gestión de proyectos, como Microsoft Teams, Slack y Trello.
- Beneficios: mejora la productividad y la comunicación, facilitando el trabajo en equipo.
- Ejemplo: implementar el uso de aplicaciones de gestión de tareas y proyectos que permitan a los empleados colaborar en tiempo real y mantener un seguimiento de sus responsabilidades.
- Trabajo de Campo/operativo
Objetivo: promover un uso limitado y específico
- Política: restringir el uso de dispositivos a situaciones específicas, como la comunicación con el equipo o la consulta de información relevante.
- Beneficios: minimiza las distracciones y mejorar la seguridad en el campo.
- Ejemplo: proveer dispositivos de la empresa con aplicaciones necesarias preinstaladas como altavoz, carteleras, teléfono fijo, y definir un espacio para el uso de celulares.
- Trabajos Creativos
Objetivo: fomentar el uso creativo y productivo
- Política: promover el uso de dispositivos para investigar, escribir y editar contenido, con acceso a recursos en línea y bibliotecas digitales, así como las plataformas de inspiración como Pinterest, Behance y Dribbble.
- Beneficios: facilita el acceso a información, mejorar la calidad del entregable, permite mantenerse al día con las tendencias y estimula la creatividad y la innovación.
- Ejemplo: proveer acceso a plataformas de investigación y/o contenido, como parte del proceso creativo.
Implementación de políticas efectivas
Para que las políticas de uso de dispositivos sean efectivas, es crucial tomar en cuenta los siguientes aspectos:
- Comunicación Clara: asegurarse de que todos los empleados comprendan las políticas y sus razones.
- Capacitación: ofrecer formación sobre el uso adecuado de los dispositivos y las consecuencias del uso indebido.
- Monitoreo y Revisión: evaluar regularmente la efectividad de las políticas y ajustarlas según sea necesario.
En un mundo donde la tecnología avanza a pasos agigantados, no sólo no podemos permitir que los dispositivos digitales se conviertan en obstáculos para el éxito, sino que tenemos que apalancarnos en su uso responsable, eficiente y estratégico. Parte de la clave está en diseñar e implementar políticas de uso de estos dispositivos adaptadas a las necesidades específicas de cada tipo de trabajo y de las características de las funciones de cada rol. Al hacerlo, las organizaciones pueden maximizar los beneficios de estas herramientas, minimizar sus riesgos y proteger el clima laboral de la organización.
¿Necesitas ayuda para crear, revisar o actualizar las políticas de uso de dispositivos en tu empresa? En WayBetter podemos apoyarte entendiendo tu cultura, tus necesidades y la mejor forma para diseñar y comunicar políticas que saquen lo mejor de tu gente para construir un mejor ambiente laboral.
Maygelis Cabrera
Administradora con más de diez años de experiencia liderando el área de gestión del talento en organizaciones nacionales y transnacionales.
